給給与明細電子化配信サービス WEB給

よくあるご質問 | 給与明細電子化配信サービス

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よくあるご質問

給与明細電子化配信サービス WEB給®に関してよくある質問をまとめました
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導入にあたって

給与明細って必要なの?

実は、「労働基準法」上は従業員への発行が義務づけられていません。
しかし、「健康保険法」上では税金や保険料等、給与から控除した場合、控除額を通知しなければならないこととなっています。(健康保険法第167条)
控除額のみを通知すればよいのですが、支給額等を含めた明細を発行することが慣例化されています。

給与明細をwebで発行していいの?

給与所得の源泉徴収票等については、平成19年1月1日以後に交付するものから、退職所得の源泉徴収票等、公的年金等の源泉徴収票等については、平成20年1月1日以後に交付するものから電子交付することができるようになっています。

どんな明細に対応してますか?

給与明細、賞与明細、源泉徴収票に対応しています。

社員への明細web化に関する同意はどうしたらよい?

国税庁のホームページには受給者(交付を受ける者)に対し、あらかじめ、その用いる電磁的方法の種類及び内容を示し、電磁的方法又は書面で承諾を得ることとの記載がありますが、具体的方法については記載されておりません。
ご導入時には過去事例等含めてご相談させて頂きます。

導入にはどれぐらいの期間が必要ですか?

申込書を頂いてからおおよそ2週間程度を目安としていただければと思います。

他社製品からの乗り換えは可能ですか?

はい、給与計算されたデータをCSVで準備できればどのソフトでも利用可能ですので、乗り換えもスムーズに行うことが出来ます。

セキュリティ対応を教えてください。

個人ごとのID、パスワード設定に加え、SSLでの通信を行っています。
PDFの明細にはパスワードを設定することもできます。
また、ウェブインパクトはプライバシーマークを取得しており、プライバシーマークに準拠した運用を行っております。
各サーバーのOSなどは全て最新のバージョン・パッチを適応しています。

推奨ブラウザはありますか?

Microsoft Edge、Firefox、Google Chrome を推奨しております。

どの給与計算ソフトに対応していますか?

給与計算されたデータがCSVで準備できればどのソフトでも利用可能です。
ソフトを使わず、エクセル等で運用している会社様でも利用頂けます。

パソコンを持たない社員がいるのですが?

スマホ、携帯からの閲覧も可能です。
またPDFは管理者が印刷することもできますので、印刷して渡すことも可能です。

何人くらいからメリットがありますか?

人数が少ない会社でも、自社で給与明細を印刷、封筒詰め、郵送等行っている場合は効果を発揮します。
20名ほどの社員の明細発行でご利用頂いているお客様もいらっしゃいます。

配信できるのは明細だけですか?

明細以外にも社内向け広報誌や全社員への通知等「社内報」を配信することが可能です。(10MBまで)
また、災害発生時等の安否確認も、通常料金内でご利用頂けます。

体験版はありますか?

はい、ございます。1か月間無料で体験版をご利用頂けます。詳しくは担当者にお問い合わせください。

機能について

社員へのログイン情報の伝えかたは?

メールアドレスがあれば、各社員に対し、ログイン情報のメールを配信することができます。

メールアドレスは必須ですか?

ログインIDとパスワードがあれば、PCやスマホからマイページにログインし閲覧することができるので、メールアドレスが無くとも、明細を確認することが可能です。
また、明細発行の通知を受け取りたいスタッフは、自分でメールアドレスの登録を行うことも可能です。

明細はどのように配布されますか?

パソコン、スマホ、ガラケー(※)全てからweb上で閲覧ができます。
明細の公開時には、明細が公開されたことをお知らせする「公開通知メール」と、明細のPDFファイルを添付した「PDFメール」を配信することもできます。
PDFはwebからDLして、印刷・保存することが可能です。

※SSL通信(SHA-2)に対応していない一部のガラケーでは閲覧できません。

社員にはいつ公開されるの?

給与明細、賞与明細、源泉徴収票共に、社員への「公開日時」の設定ができます。
また、事前にインポートしなくても、web上ではインポート後すぐに閲覧することも可能です。

過去の明細もインポートできますか?

はい、可能です。同一月であれば、過去の明細を何通発行しても1名あたりの利用料金は変わりません。

役職によって、明細項目が異なるけど対応してますか?

例えば、役員・社員・アルバイトで異なった項目の明細を発行することもできます。
明細のインポートを分けることで、何種類でも異なる明細を発行可能です。

社員によっては表示したくない項目があるけど、社員ごとに設定可能?

支給欄や、控除欄において、「0円」だった項目を非表示とすることが可能です。
「0円」の項目は、明細上では詰めて表示されるため、社員に「自分が対象ではない項目がある」などと思われません。

明細は印刷できますか?

給与明細、賞与明細、源泉徴収票は、全てPDFでも発行されるので、印刷が可能です。

過去の明細も閲覧できますか?

過去2年分の明細を閲覧することが可能です。

明細をパソコンに保存できますか?

PDFファイルを保存しておくことが可能です。

社員が閲覧したか確認できますか?

社員のログイン履歴を管理者が閲覧することができます。

退職したスタッフはいつまで閲覧可能ですか?

スタッフ毎にログイン期限を設定することが可能です。
また最終明細公開日から何日間閲覧させるかを設定することも可能です。

管理者の操作履歴はわかりますか?

「どの管理者が・いつ・どのような作業をしたか」の履歴を閲覧することができます。

グループ会社への配信はできますか?

「WEB給®」では、複数の支払者情報(明細発行元)を登録できます。
明細発行時に、支払者の情報を選択することで、グループ会社への明細発行が可能です。

グループ会社によって給与の配信日が異なります。

明細単位で配信日時を設定することができます。
社員とアルバイトといった単位でも発行日を分けることもできます。

源泉徴収票の配信には対応していますか?

源泉徴収票は、国税庁指定のフォーマットにて配信できます。
PDFでの発行も可能です。

PDFのメール送信を、スタッフごとに指定できますか?

メール配信機能は、管理者が明細ごとに「送信するか否か」、社員が自身で「受け取るか否か」(管理者も変更可能)をそれぞれ設定でき、共に「送信する」「受け取る」の場合にのみ配信されます。
管理者が「送信しない」を選択した明細は、全社員にメール送信されません。

管理者側で、個々の社員への配信を制御したい場合、
・管理者画面で社員の配信設定を「受け取らない」に変更する
・送信したくない社員の明細をまとめて、「送信しない」設定でインポートする
などの方法で実現可能です。

平成28年版以降の源泉徴収票アップデートについて
(「WEB給®」ご利用ユーザ様向け)

どんな点が変更されていますか?

平成28年に、源泉徴収票の書式が大きく変更されました。
用紙のサイズが大型化したことと、項目の大きな変更が特徴です。
「WEB給®」の今回の更新では、この新しい源泉徴収票書式への対応と、オプション機能としてマイナンバー対応機能の追加を行っております。

新しい源泉徴収票はいつから使われますか?

平成28年1月1日以降に支払われる給与から、新しい書式の源泉徴収票の対象になります。

定義ファイルは変更されますか?

源泉徴収票の書式・掲載内容が変更されたため、定義ファイルの書式も変更されます。
「WEB給®」ご利用中のお客様には、定義ファイルの解説やサンプルファイルをご用意しておりますので、作成時のご参考としてください。
また、個々の項目の具体的な記載方法につきましては、国税庁の以下のファイルをご覧ください。

「平成28年分給与所得の源泉徴収票の記載のしかた」
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/hotei/tebiki2017/PDF/03.pdf

「WEB給®」のマイナンバー機能とは?

従業員とそのご家族のマイナンバーを登録したうえで、それを掲載した源泉徴収票を印刷する機能です。
支払者番号の掲載も可能です。
税務署提出用源泉徴収票など、マイナンバー掲載が必要なケースを想定しています。
もちろん、マイナンバーを掲載しない源泉徴収票も印刷可能です。

従業員用の源泉徴収票にマイナンバーは掲載されますか?

従業員配布用の源泉徴収票には、当初はマイナンバー記載が必要とされていましたが、2015年10月に、記載不要に変更されました。「WEB給®」でも、従業員に公開される源泉徴収票にはマイナンバーは記載されません。

詳しくは国税庁の以下リリースをご参照ください。

https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/pdf/mynumber_gensen.pdf

なぜオプション提供なの?

マイナンバーは特定個人情報のため、「WEB給®」をはじめとする外部サービス上で取り扱う場合、契約内容やお客様の社内ガイドライン、サービス自体の取扱方法などが複雑化する可能性があります。
そのため、デフォルトでは提供しないことで、機能が不要なお客様にとって従来通り手軽に扱える形としております。

マイナンバー機能の費用は?

マイナンバー機能は無料でのオプション提供となります。
いままでのお客様も、新規のお客様も従来通りの料金でご利用いただけます。

マイナンバーの登録・削除について

手動編集またはCSVなどのファイルによるインポートが可能です。
登録したマイナンバーは、一定期間経過後に自動削除される仕組みです。

E-TAX用のXML書式は使用できますか?

XML書式、PDFにて発行することが可能です。

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